¿Programa a medida o sistema de gestión con abono mensual? ¿Qué conviene para tu empresa?
📊 Elegir un sistema de gestión para tu empresa es una decisión importante. Si querés organizar la administración, controlar los ingresos y gastos y tener información confiable para tomar decisiones, existen dos alternativas: desarrollar un programa a medida o contratar un sistema de gestión que ya está funcionando, como Gesdatta.
¿Cuál conviene más? Depende de las necesidades de tu negocio, la inversión que quieras realizar y el tiempo que puedas dedicar al mantenimiento y la evolución de la herramienta.
En esta nota te contamos las principales diferencias para que puedas elegir la opción que mejor se adapte a tu empresa.
💻 Programa de gestión a medida: una solución diseñada para vos
Desarrollar un programa de gestión a medida permite crear una herramienta adaptada a los procesos específicos de tu empresa. Puede ser una buena alternativa cuando tenés necesidades muy particulares que los sistemas disponibles en el mercado no pueden resolver.
Sin embargo, el desarrollo requiere tiempo, inversión y participación de tu equipo. Es necesario explicar cómo trabaja la empresa, definir las funcionalidades, probar cada proceso y realizar ajustes hasta alcanzar el resultado esperado.
Además, el costo no termina cuando el programa está listo.
Si cambian los requisitos de facturación de ARCA, necesitás incorporar nuevas funciones o abrís otra sucursal, alguien deberá encargarse de las modificaciones, las correcciones y el mantenimiento.
Antes de elegir esta opción, es importante considerar:
- 💰 La inversión inicial y los posibles costos adicionales.
- 🛠️ Quién realizará el mantenimiento y las actualizaciones.
- ⏳ Cuánto tiempo llevará desarrollar e implementar la solución.
- 🔄 Qué sucederá si cambian las necesidades de tu empresa.
- 👨💻 Qué alternativas tendrás si el desarrollador deja de prestar el servicio.
Un programa propio puede ser conveniente, pero es fundamental evaluar tanto su desarrollo como su sostenimiento a largo plazo.
🚀 Sistema de gestión con abono mensual: empezá con una solución que ya existe
Un sistema de gestión empresarial con abono mensual permite utilizar una herramienta desarrollada y probada por un proveedor, sin tener que construir todo desde cero.
En lugar de asumir el costo completo de un desarrollo propio, pagás por utilizar las funcionalidades que necesitás. Además, podés solicitar una demostración antes de contratar y comprobar cómo funciona en situaciones reales de tu negocio.
Por ejemplo, podés evaluar cómo registrar una compra, emitir una factura, gestionar una cobranza, controlar una cuenta corriente o consultar los resultados de la empresa.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- ✅ Menor inversión inicial: no necesitás financiar el desarrollo completo de un programa.
- 🎓 Implementación y capacitación: según el servicio contratado, podés contar con acompañamiento para comenzar a trabajar.
- 🔧 Actualizaciones y mantenimiento: el proveedor se ocupa de estas tareas según las condiciones del servicio.
- 📈 Evolución constante: podés acceder a nuevas funcionalidades a medida que se incorporan.
- 🤝 Soporte técnico: contás con un equipo al que recurrir ante consultas o inconvenientes, de acuerdo con el servicio ofrecido.
Antes de contratar, consultá qué incluye el abono, cómo se calculan los costos por usuarios o módulos adicionales y qué condiciones se aplican si decidís dejar de utilizarlo.
🤝 Las mejoras se comparten entre empresas
Una de las ventajas de los sistemas de gestión que utilizan múltiples empresas es que pueden evolucionar a partir de las experiencias y necesidades de sus usuarios.
Un vivero puede necesitar mejoras en sus presupuestos; un puesto del mercado frutihortícola, nuevas opciones para gestionar liquidaciones; y una empresa de servicios, herramientas para controlar sus gastos.
Cuando el proveedor incorpora estas mejoras al sistema, otros usuarios también pueden beneficiarse.
Esto significa que tu empresa puede aprovechar soluciones desarrolladas a partir de experiencias reales, sin tener que afrontar individualmente el costo de cada desarrollo.
🔄 Actualizaciones para acompañar los cambios
Los cambios normativos, los requisitos de facturación de ARCA y las nuevas necesidades operativas pueden exigir modificaciones en un sistema de gestión.
Con una solución bajo abono mensual, el proveedor puede encargarse de implementar las actualizaciones y mejoras contempladas en el servicio.
Así, tu empresa puede dedicar menos recursos al mantenimiento tecnológico y concentrarse en sus actividades, con la tranquilidad de contar con una herramienta que evoluciona.
⚖️ ¿Un sistema de gestión con abono tiene desventajas?
Sí. Como cualquier alternativa, también tiene aspectos que conviene evaluar.
Un sistema existente puede no reproducir exactamente todos tus procesos. Algunas funcionalidades se pueden configurar, mientras que otras pueden requerir adaptar determinadas tareas a la herramienta disponible.
También tenés que considerar que el abono representa un gasto recurrente mientras utilices el servicio y que dependés del proveedor para las actualizaciones, el soporte y el mantenimiento incluidos.
Por eso, no alcanza con elegir el sistema más económico: necesitás uno que realmente resuelva las tareas de tu empresa.
La mejor manera de comprobarlo es solicitar una demostración y revisar operaciones concretas de tu actividad antes de tomar una decisión.
☁️ Sistema de gestión en la nube: accedé a tu información desde distintos lugares
Otra característica importante es la modalidad de acceso.
Un sistema de gestión en la nube permite consultar y administrar información a través de internet desde distintos equipos compatibles, sin depender exclusivamente de una computadora instalada en la oficina.
Esto facilita tareas como:
- 📍 Consultar cuentas corrientes desde otro establecimiento.
- 📊 Revisar ventas, gastos y resultados durante un viaje.
- 👥 Compartir información entre colaboradores y sucursales.
- 💻 Acceder a los datos desde distintos lugares, según los permisos de cada usuario.
Además, si tu computadora se rompe o deja de funcionar, la información alojada en el servicio no depende únicamente de ese equipo. De todos modos, es importante consultar las políticas de copias de seguridad, recuperación de datos y disponibilidad del proveedor.
También hay que tener en cuenta la conexión a internet y conocer qué alternativas existen ante un corte del servicio.
Un programa desarrollado a medida también puede funcionar en la nube, pero en ese caso será necesario definir quién administra y mantiene esa infraestructura.
🔎 ¿Qué tener en cuenta para elegir un sistema de gestión empresarial?
Antes de contratar un sistema o encargar un desarrollo propio, te recomendamos analizar estos puntos:
- Funcionalidades: ¿resuelve las operaciones que necesitás realizar todos los días?
- Inversión: ¿cuánto cuesta la implementación y cuánto pagarás a lo largo del tiempo?
- Capacitación: ¿vas a recibir ayuda para aprender a utilizarlo?
- Soporte técnico: ¿a quién podés consultar cuando tenés una duda o surge un inconveniente?
- Actualizaciones: ¿quién se ocupa de adaptar el sistema a los cambios?
- Flexibilidad: ¿podés sumar módulos, usuarios o nuevas funcionalidades a medida que crece tu empresa?
- Acceso a la información: ¿cómo se realizan las copias de seguridad y qué sucede si dejás de utilizar el servicio?
Comparar estos aspectos te ayudará a evaluar el costo total, el acompañamiento y los beneficios de cada alternativa, más allá del precio inicial.
💚 Gesdatta: un sistema de gestión que acompaña el crecimiento de tu empresa
En Gesdatta trabajamos para que las empresas puedan administrar sus operaciones con una herramienta flexible, accesible y en constante evolución.
Nuestro sistema de gestión online ofrece módulos y funcionalidades que permiten organizar distintas áreas del negocio, desde la administración y la contabilidad hasta procesos específicos de cada actividad.
Además, acompañamos a nuestros clientes con implementación, capacitaciones personalizadas y soporte técnico, para ayudarlos a aprovechar las herramientas disponibles y resolver sus necesidades.
No todas las empresas trabajan de la misma manera. Por eso, antes de recomendar una solución, nos interesa conocer cómo funciona tu negocio, qué necesitás mejorar y cuáles son tus objetivos.
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