Auditoria de control interno en la empresa.
Muchas pymes consideran que los informes de auditoria de control interno, son cosa de las grandes compañías. Sin embargo, está más que probado que un buen sistema de control interno promueve la eficiencia de las operaciones. Inclusive más allá de lo directamente relacionado con la contabilidad y finanzas.
Tipos de controles internos
Se pueden distinguir, tres tipos de Control Interno, a saber:
- Operativo: Para lograr la eficiencia de las operaciones. Tiene que ver con la gestión, su deficiencia no influye en la opinión del auditor.
- Contable: Confiabilidad de los datos contables.
- Preventivo o Disciplinas de Control.
En la PyME por diversos motivos tal vez, se hace difícil distinguir estos controles separadamente, si es que existen. Muchas veces la falta de conciencia, la no división de tareas o la hiperconcentración de responsabilidades, conspira con los controles.
Una forma muy habitual de control en la PyME, es la participación del propietario en las tareas desarrolladas.
Los controles en la PyME no se dan en la misma forma que en una gran empresa pero esto no indica que ellos no existan. Así, una PyME, tiene un código de conducta aunque éste no esté escrito (dado por el “ambiente” laboral); posee la ventaja de una fluída comunicación hacia los niveles inferiores (o por lo menos directa, ya que se transmite a través de la única persona que es el propietario) debido al número reducido de sus integrantes.
Controles internos y auditabilidad
Un factor importante a la hora de pensar en generar controles internos en nuestra empresa, es saber si los procedimientos de gestión que implementamos cotidianamente califican a nuestra empresa como «auditable».
¿Qué es la auditabilidad?
La auditabilidad es la capacidad de una auditoria para otorgar datos y resultados precisos. No todas las empresas son iguales, en términos de «auditabilidad». La capacidad de auditoria depende de las prácticas de registro contable de la empresa, la transparencia de sus informes operativos y la franqueza de los gerentes al interactuar con los auditores y proporcionarles la información requerida.
Como requisito, se espera que las cuentas muestren integridad, pertenencia y existencia. Se entiende por:
- Integridad: el que todas las operaciones sean registradas
- Existencia: el que las operaciones registradas sean las realizadas
- Pertenencia: el que las mismas sean de la empresa auditada
Una auditoria es más efectiva cuando los auditores tienen acceso a la información financiera correcta y completa de manera oportuna. Esto permite a los auditores realizar una evaluación más completa y precisa de las finanzas de la compañía.
Las áreas cubiertas en el alcance de una auditoria incluyen la evaluación de los controles de calidad y gestión de riesgos. La incapacidad o la falta de voluntad de un equipo de administración para proporcionar a los auditores la información que necesitan en relación con estas dos áreas, son razones potenciales para que un auditor determine que una compañía no sea auditable y terminar su relación.
Otros factores importantes que afectan la capacidad de auditoria incluyen registros de la empresa insuficientes, ya sea que los estados contables se hayan presentado conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados, y los casos de sospecha o fraude detectado.
Otro factor que puede influir en la capacidad de auditoria es si el auditor es lo suficientemente independiente de la entidad que se audita.
En resumen, se parte de un supuesto en el que en todas las organizaciones existe un sistema de control mínimo. Sobre dicha base, el auditor determinará los procedimientos de auditoría a aplicar. El caso extremo (la ausencia de total de controles) impactará en la razonabilidad de la integridad, pertenencia y existencia. El auditor, muy probablemente, determinará la no auditabilidad de la empresa en ese caso.
Contabilidad externa
A medida que las empresas trabajan con clientes, proveedores y empleados, realizan una variedad de transacciones financieras. Algunas transacciones implican la transferencia de efectivo. Otras, la promesa de una trasferencia futura. Estas transacciones forman la base para futuros informes financieros para la compañía. Todas las transacciones pueden ser clasificadas como transacciones internas o externas. Las transacciones internas utilizan los recursos del negocio y no involucran entidades externas. Muchas de las transacciones experimentadas por las empresas entran en la categoría de transacciones externas.
Las transacciones fuera de la empresa no pueden controlarse o probarse. Es esencial la captación íntegra y exacta de esas transacciones. Como ellas traspasan la frontera de la empresa tanto hacia adentro como hacia afuera, no pueden obviarse. Los controles que garantizan esta integridad se los denomina “controles en el límite”. Un ejemplo de ellos es la prenumeración de los formularios, para garantizar que no se pierda ningún movimiento.
Si estos controles fallan, el auditor no puede opinar sobre la razonabilidad de los Estados Contables. Es por ello que el auditor no puede prescindir de verificar su existencia. Y si son deficientes, probablemente no podría seguir auditando.
Estos controles en el límite son básicos y no dependen del tamaño de la empresa. En una PyME también existen. Inclusive, por requerimiento de la AFIP, se exigida la prenumeración de imprenta de ciertos documentos. Esto sin importar el tamaño del negocio.
Conclusiones y recomendaciones de un informe de auditoria
Luego de cualquier auditoria, el auditor presentará un informe.
- Los hallazgos: Los datos y cifras recopiladas por el auditor para satisfacer los objetivos de la auditoria.
- Las conclusiones: inferencias extraídas por los auditores de los hallazgos.
- Las recomendaciones: El curso de acción sugerido por el auditor, en línea con los objetivos de la auditoría.
En la carta de recomendaciones que el auditor presente al finalizar su trabajo de auditoria, se deberán exponer las debilidades en el sistema de control interno. Se deben indicar, si es que existen, aquellas debilidades vinculadas a la no aplicación de la separación de funciones. A veces esto se da por una cuestión de escala de la empresa, o falta de recursos. En esos casos la situación deberá ser remediada con una buena supervisión por parte del dueño de la PyME.
¿Cómo lo hacemos con GesDatta?
En GesDatta creemos en la importancia del conocimiento y del análisis de los datos para entender el mundo de la empresa.
Por eso, hemos desarrollado una herramienta exclusiva en el mercado para ayudar y simplificar el control interno. Está pensada especialmente para esos negocios que por una cuestión de escala presentan debilidades que es necesario apuntalar.
Con nuestro modulo GesDatta control, se pueden generar más de 200 micropuntos de verificación. Esto permiten auditar en tiempo real la contabilidad empresarial.
GesDatta control no cumple con los estándares de una auditoria contable en toda su dimensión. Pero el sistema es sumamente útil para detectar errores de gestión. Y posee los beneficios de cualquier sistema de control interno:
- Prevenir el fraude y el robo
- Detectar errores involuntarios
- Establecer protocolos y procedimientos de gestión
- Organizar información financiera y de gestión
Pero la característica saliente de nuestro modulo de control es quecualquier persona pueda auditar de forma fácil. Es muy útil para estudios contables que quieran ofrecer el servicio de auditoria. También para dueños de negocio que quieran controlar por si mismos la forma de hacer las cosas.
GesDatta control va proponiendo al usuario una rueda estandarizada de controles. En ellos, aparecen tips de referencia de «que cosas» auditar en cada cuenta, y en cada control. Cada micropunto de control se marca como «superado» o «no superado» por parte del auditor. Luego los operadores del sistema de gestión corrijan las anomalías detectadas.
Así, no se espera a que una auditoria anual detecte irregularidades, y se realiza un control en tiempo real. Esto permite corregir errores, ahorrar dinero y mejorar la productividad.
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