El Módulo de Mercado para Puestos Frutihortícolas desarrollado por Gesdatta es una herramienta que permite a los usuarios llevar un control de las mercaderías que ingresan al mercado, y gestionar los vacíos con los productores y clientes, gestionar ventas, liquidaciones y muchas funciones mas.
En esta descripción técnica, se detallará cómo utilizar este módulo para maximizar la eficiencia y orden de los puestos frutihortícolas.
Módulo mercado; descripción técnica.
Gestión de ingresos al mercado
En el Módulo de Mercado se puede detallar todo lo que llega al puesto a través de una guía o remito del productor.
Este registro incluye datos como la fecha, el número de remito, la variedad, el calibre, la categoría y el productor. De esta forma, se puede determinar la procedencia de la mercadería y establecer una gestión adecuada de los vacíos.
Gestión de vacíos
Los ingresos al mercado juegan un rol muy importante en la gestión de los vacíos.
Cada vez que un productor envía envases con un precio preestablecido, el sistema registra la cantidad de envases recibidos y lleva un control en la cuenta del productor. De esta forma, se puede establecer una gestión efectiva de los vacíos y establecer vínculos duraderos con los productores.
Gestión de múltiples puntos de venta
En caso de tener más de un puesto, un depósito o un puesto en distintos mercados, el Módulo de mercado permite determinar el destino de la mercadería.
Además, se puede conocer quién fue el transportista que trajo la mercadería y establecer una gestión adecuada de los ingresos al mercado.
Registro detallado de los ingresos al mercado
El registro de los ingresos al mercado permite conocer toda la información relacionada con la mercadería, desde su origen hasta su destino.
En el primer bloque se detalla que es lo que llego al puesto y se puede conocer con que ventas directas o comandas se vinculó. Además, se establece un vínculo con las liquidaciones al productor.
Reporte de ingresos al mercado
El Módulo de Mercado para puestos frutihortícolas de Gesdatta cuenta con un reporte específico llamado «ingresos al mercado».
En este reporte, se puede encontrar toda la información relacionada con los ingresos de mercadería al puesto o depósito, como por ejemplo, la fecha, el número de remito, el productor, la variedad, el calibre y la categoría del producto.
Además, este reporte permite analizar la información en formato de tabla dinámica, aplicando filtros avanzados para una búsqueda más precisa. Asimismo, se pueden aplicar filtros para la pantalla de inicio de «métricas» del sistema y también descargar o imprimir la información en formato Excel para su posterior análisis.
Por otro lado, es importante destacar que este reporte permite tener acceso al historial completo de todos los ingresos de mercado registrados en el sistema, lo que facilita la gestión de vacíos con el productor y la identificación de las ventas directas o comandas vinculadas a cada ingreso.
Configuración previa a la implementación
Para utilizar el Módulo de Mercado, es recomendable tener la siguiente configuración:
• Crear la cantidad de centros de costos necesarios.
Se recomienda tener al menos uno, denominado «De Aplicación»; en donde vamos a registrar principalmente operaciones formales, pero que no tengan relación con operaciones reales. Otro llamado «Puesto»; el cual va a contener el registro de todas las operaciones formales e informales pero que sean 100% reales.
Por último, también se recomienda crear un Centro de Costos denominado «Gestión de envases».
• Dentro del Plan de Cuentas, activar las siguientes cuentas: ventas brutas de bienes, costos de mercadería vendida, compra de envases y venta de envases.
• Crear artículos como; ventas de frutas, compras de envases y compraventa de envases.
Altas y bajas
Dentro de la sección de Altas y Bajas del Módulo, se deben cargar todas las especies, variedades, envases, calibres y categorías que se comercializan en el puesto.
Es importante cargar esta información para poder empezar a registrar los ingresos al mercado.
En esta sección también se pueden crear combos y precios preestablecidos para agilizar el proceso de «Ventas con comanda»; el sistema buscará automáticamente el precio preestablecido para el combo correspondiente, pero permitirá modificar el precio en caso de ser necesario.
Ventas directas
El módulo de Mercado de Gesdatta también incluye el registro de ventas directas, tanto formales como informales, que se toman del stock disponible; el sistema busca en los ingresos de Empaque todas las cantidades que no estén vinculadas a una venta, generando una cantidad disponible para facturar.
Con esto, se logra la posibilidad de que nada de lo ingresado quede sin una venta directa vinculada.
Para registrar una venta directa, el sistema solicita información sobre la ficha del cliente o empresa en la que se desea guardar la venta. Se puede añadir una nota y, posteriormente, seleccionar los productos a vender.
Gesdatta auto-propone el precio si existe un combo determinado, y el usuario solo tiene que establecer la cantidad que desea vender.
Cada venta directa registrada se descuenta de la cantidad ingresada, generando una cantidad disponible actualizada. Al visualizar una venta directa, se muestra el bloque de información relacionado con el ingreso de mercado vinculado, lo que permite un seguimiento detallado de la mercadería vendida.
Es importante destacar que, a través del método web service de AFIP, las facturas generadas desde el módulo de ventas directas pueden ser oficiales. El sistema ofrece la posibilidad de descargar o enviar por correo electrónico la factura, que cuenta con el código de autorización electrónico.
Además, se puede configurar la opción de cobranza automática al momento de grabar la factura de venta, según la pre-configuración establecida en el usuario.
Liquidaciones al productor
En este módulo se pueden realizar liquidaciones al productor según ventas directas de forma sencilla y eficiente.
El sistema nos pedirá la fecha, el productor y la empresa con la que se quiere comenzar la liquidación. Es importante tener en cuenta que un ingreso de mercado debe vincularse únicamente con una liquidación.
Al seleccionar la línea de un ingreso de mercado que se desea liquidar al productor, el sistema auto completará la información contablemente pre configurada de especie, artículo y centro de costo, así como la cantidad disponible a liquidar, que corresponde a lo no liquidado hasta el momento.
Es posible realizar una liquidación total o parcial de la cantidad ingresada al mercado.
Además, el ítem de compra permite ingresar un precio, que debería ser el precio promedio de venta que surge del módulo de ventas directas. Este precio es propuesto por el sistema, pero también se puede editar.
En el caso de que se quieran agregar ítems de venta, el sistema permite hacerlo en esta instancia. Por ejemplo, se puede incluir la comisión cobrada y el costo de los fletes.
Es importante tener una correcta configuración de artículos y centro de costo, y además, saber a qué tasa de IVA debe imputarse cada una de estas líneas, ya que suele haber más de una tasa de IVA.
Una vez grabada la liquidación con el productor, la cantidad disponible a liquidar según ventas directas será cero y se podrá ver reflejado en la Cuenta Corriente del productor.
Además, es posible reimprimir la liquidación realizada para entregar el documento formal al productor. Cabe destacar que estos movimientos generan información para Libro de IVA, Balances y otros reportes del sistema.
Reportes de Módulo mercado
Dentro de dicho módulo, es posible acceder a varios «Reportes» que proporcionan información relevante para la gestión de las ventas directas y las liquidaciones al productor.
• Reporte de Ventas Directas:
Permite visualizar todas las operaciones de ventas realizadas. Es posible acceder a esta información de manera individual para cada operación.
Además, se puede utilizar el reporte para conocer el Stock a vender, lo que permite conocer que productos aún quedan por vender.
• Reporte de Liquidaciones al Productor:
Permite conocer las operaciones de liquidaciones realizadas en el mercado. Se puede acceder a esta información de manera individual para cada operación.
Este reporte permite conocer la cantidad disponible a liquidar según ventas directas, lo que permite conocer la cantidad de productos que aún no han sido liquidados.
• Reporte de Rentabilidad por Ingreso:
Este reporte muestra información sobre la rentabilidad bruta de cada ingreso de mercado. Proporciona información sobre el precio de venta y el precio de compra de cada ingreso de mercado, lo que permite conocer la rentabilidad bruta obtenida.
Es importante tener en cuenta que estos reportes no contemplan gastos ni impuestos, ya que su objetivo es proporcionar información sobre la rentabilidad bruta obtenida en cada operación de venta.
Módulo de ventas por «Comandas»
El módulo de ventas por comandas de Gesdatta permite registrar ventas de productos frutihortícolas una vez que se ha registrado el ingreso de mercadería al sistema y si cuenta con stock disponible para vender.
Para comenzar a registrar una comanda, es necesario ingresar la fecha, el cliente y la empresa en la que se desea registrar la venta.
En la pantalla de comandas, se muestra el saldo de la cuenta corriente del cliente y el stock disponible para la venta según las comandas realizadas. Si se dispone de combos en stock, el sistema los autocompletará, aunque el usuario puede modificar las cantidades de venta.
Cuando se guarda la comanda, el sistema genera dos tickets de impresión con un código de barras que inicia la trazabilidad de la operación. Uno de los tickets es para el cliente y es necesario para continuar con la operación en la caja.
Es importante destacar que la comanda tiene estados que indican si está finalizada o pendiente de facturación, o si está finalizada o pendiente de entrega.
Una vez que la venta ha sido realizada, el siguiente paso es la facturación, la cual implica registrar todas las ventas que sean de tipo cuenta corriente y todas las ventas que sean de tipo contado. Para realizar la facturación, es necesario leer el código de barras del ticket de comanda del cliente en la caja.
Es importante tener en cuenta que no es posible editar ninguna información en una comanda una vez que está registrada. En caso de que se requiera modificar la venta, es necesario eliminarla y volver a registrarla.
• Registro de ventas
Para registrar una venta en el sistema, el cajero debe escanear el código de barra de la comanda utilizando un lector de códigos de barra.
Una vez que se escanea el código, el sistema autocompletará automáticamente toda la información de la venta. Además, el cajero tiene la opción de establecer el estado de entrega de la mercadería; esto significa que puede indicar al sistema que la mercadería ya fue entregada y establecer el registro de cobranza correspondiente, si corresponde.
• Tipos de ventas
El sistema permite establecer dos tipos de ventas: venta de contado y cuenta corriente.
Para las ventas de contado, se utiliza la función de registro de cobranza automática. En cambio, para las ventas a cuenta corriente, no se utiliza esta función.
• Estados de la comanda
El sistema establece diferentes estados para cada comanda registrada.
Cuando se realiza la facturación de la comanda, se puede establecer el estado de entrega.
Si se marca como entregada, el sistema automáticamente establecerá el registro de cobranza correspondiente. Si no se marca como entregada, se puede determinar el momento exacto en que se realizó la entrega utilizando el lector de códigos de barra.
El sistema mostrará una luz verde si la mercadería ya fue entregada y una luz roja si aún no ha sido facturada.
• Entrega de mercadería
Una vez que se ha registrado la venta y se ha establecido el estado de entrega de la mercadería, el siguiente paso es preparar el pedido y presionar el botón de entregar.
En ese momento, la comanda cambiará su estado a «Finalizado» en su entrega.
Gestión de vacíos con el cliente
Este proceso se realiza cada vez que se registra una «Comanda» y se realiza la facturación, ya sea con o sin cobro inmediato, dependiendo del tipo de venta que se realice (cuenta corriente o contado) y la entrega.
• Registro de envases en la factura de venta
Durante el proceso de facturación, si se han utilizado envases con precio, se registran en el sistema como un ítem aparte de la fruta.
De esta forma, se generará un stock de envases en el cliente en cuestión, únicamente para aquellos envases que tengan un precio distinto a cero. Es decir, si se utiliza un envase descartable, como una bolsa o una caja de cartón, que no tiene costo, el sistema lo considerará como tal y no generará stock en el cliente.
• Generación de stock de envases
El stock de envases que se genera en el cliente se corresponde con los envases que se le han entregado junto con la fruta.
Este proceso permite llevar un control detallado de los envases que se utilizan en cada transacción y su correspondiente costo.
• Gestión de vacíos con el cliente
En caso de que en la comanda no se hayan utilizado envases, es importante registrar el vacío correspondiente en el sistema. De esta forma, se llevará un control de los vacíos que se generan en cada transacción y se podrán realizar las correspondientes correcciones en caso de que sea necesario.
• Generación de «Vales de recepción»
Si registramos cuántos envases le hemos vendido a cada cliente, podremos generar vales de recepción para controlar la evolución de los envases vacíos que deben ser devueltos.
Para ello, es importante tener en cuenta que no se puede recibir más envases de los que se vendieron. Por ejemplo, si se vendieron 100 naranjas en toritos, solo se podrá recibir un máximo de 100 toritos de naranja, ya que no se tendrá stock suficiente para recibir más.
Una vez que registramos el vale de recepción en el sistema, éste emite un ticket con un código de barras que entregamos al cliente.
Cuando el cliente se acerca a la caja, puede presentar el ticket de vales para cobrarlo si es un cliente de tipo contado. En caso de que sea un cliente que tiene una cuenta corriente con nosotros, podemos leer el ticket en la caja y decidir si generar una compra con posterior pago o generar una nota de crédito en la cuenta del cliente.
• Control de vacíos
El sistema permite llevar un control de los envases vendidos y recibidos, lo que garantiza un adecuado manejo de los vacíos y un mejor control del inventario de envases. Así, se evita recibir más vacíos de los que se vendieron y se garantiza un adecuado stock de envases para los clientes.
• Reporte de stock de envases
En el módulo de mercado de Gesdatta también podemos revisar los stocks de envases que un cliente nos debe.
Para ello, se genera un reporte en el que se muestra la cantidad de envases vacíos que un cliente tiene en stock y que debe devolvernos.
Además, el sistema nos permite configurar los artículos y centros de costo relacionados con la gestión de envases vacíos para una mejor organización y control.
La gestión de vacíos con clientes es una parte crucial en el puesto, y en el sistema Gesdatta aporta mucha claridad.
En la gestión de vacíos habitualmente existen errores humanos difíciles de evitar; el principal que hemos detectado hasta el momento es la mala configuración de los nombres de los clientes, ya que, al momento de generar recepciones si existen nombres erroneos, vamos a generar movimientos en otro cliente y eso generará problemas a futuro. Por lo tanto, es importante verificar cuidadosamente los nombres de los clientes al momento de generar una recepción.
• Reporte para clientes
En Gesdatta, todo está entrelazado entre una operación y otra, y esto se aplica también a la gestión de vacíos con los clientes.
Los clientes tienen sus respectivos reportes donde se pueden ver las cantidades de ventas y comandas que se les han hecho, así como también la cantidad de devoluciones que han realizado.
• Reporte de movimiento de vacíos
En el reporte de movimientos de vacío, se pueden ver ordenadas por fechas cronológicas las existencias de cajones que el cliente ha tenido en cada momento.
Esto proporciona una visión clara del stock de los clientes y permite un seguimiento más eficiente de los vacíos.
• Reporte de gestión de vacíos con el cliente
Dentro de la gestión de vacíos con el cliente, se puede ver el estado de las recepciones; cuando se emite un vale, este se encuentra en estado pendiente de comprar o pendiente de hacer una Nota de Crédito.
El estado del vale solo cambiará cuando se emita una de estas dos operaciones.
Es importante tener en cuenta que tanto en la Nota de Crédito del cliente como en la compra de los envases, se puede establecer un vínculo entre la factura de compra o la nota de crédito y el vale de recepción.
Esto ayuda a una mejor organización y seguimiento de las operaciones comerciales con los clientes.
Gestión de vacíos con el productor
En este apartado del Módulo de Mercado de Gesdatta, se puede llevar un registro de las devoluciones de envases al productor.
Al realizar una devolución, se emite un documento que acompaña al camión y que certifica la cantidad de vacíos que se están devolviendo.
Es importante tener en cuenta que por cada devolución al productor, se puede registrar una factura de venta de esos envases. Además, se pueden ver reportes que muestran el Stock en cada momento, y solo se podrán devolver envases si se tienen ingresos del mercado que generen suficiente Stock para poder devolver.
Al igual que en la gestión de vacío con el cliente, el sistema toma en cuenta la configuración de artículos y centro de costo de la parte de bases, y tiene el mismo trato con respecto a los envases descartables o no, ya que surge del campo precio. Si el precio es cero, se entiende que el envase es descartable, mientras que si tiene un precio, se puede realizar la devolución.
Es importante registrar las devoluciones al productor en el momento en que suceden, ya que si no se hace, los Stock quedarán desvirtuados con la realidad.
Liquidaciones al productor según Comandas
Dicho módulo se encarga de gestionar las liquidaciones que se generan a partir de las ventas realizadas por comandas. A diferencia del módulo de venta directa, este módulo genera una liquidación por separado para la fruta y los envases.
Además, Gesdatta se encarga de gestionar las cantidades disponibles de ingreso al mercado sin liquidar. Esto permite llevar un control exhaustivo de las cantidades de productos disponibles para la venta y evitar problemas de stock.
- Si necesitas más información sobre nuestro sistema, podes escribirnos vía WhatsApp
Si nuestra nota te ha sido útil, podrás leer más sobre otros temas en nuestro Blog o bien, dejarnos tu comentario en el casillero ubicado en la parte inferior de nuestra nota.